Santral seçiminde dikkat edilecekler

Sanal (Bulut) Santral sistemine mi geçmeyi düşünüyorsunuz? 

Sanal Santral ile tüm ofis telefon sisteminizi bir internet bağlantısı üzerinden çalıştırabilirsiniz. Ekibinizin yalnızca ofisten değil her yerden görüşme yapabilmesini sağlamış olursunuz.

Ancak sanal santral çözümü düşünürken nelere dikkat etmelisiniz? İşletmenizin ihtiyaç duyduğu her şeyi sunan ve bu hizmetlerin ücretlerini gizlemeyen firmaları nasıl bulacaksınız? Bu yazıda karar vermeniz için gereken tüm detayları bulacaksınız.

Sanal Santral Nedir?

Sanal Santral, telefon görüşmelerinizin internet ortamında iletilmesini ve bulutta depolanmasını sağlayan bir telefon sistemidir. Santral, geleneksel bir telefon santralinin aksine ofiste konumlanmadığı, bir dijital veri merkezinde bulunduğu için bu isimle adlandırılır.

Sanal Santral kullanıcıları telefon görüşmesi yapmak için internet bağlantısı olan herhangi bir bilgisayar, cep telefonu, tablet veya voip telefonunu kullanabilirler. İhtiyacınız olan tek şey internet bağlantısı olduğundan sanal santral büyük ve küçük tüm işletmeler için popüler bir seçim haline gelir.

Sanal Santral nasıl çalışır?

Sanal Santral sistemi ile yapılan tüm aramalar VoIP (Voice Over Internet Protocol) teknolojisini kullanır. Bu protokolün tam karşılığı internet üstünden ses protokolüdür. Arama yapmak ve almak için ihtiyacınız olan tek şey bir internet bağlantısıdır.

Hizmet sağlayıcı firma (Örneğin Telsam Telekom) VoIP yazılımı ile ses dosyalarını dijital ses dalgalarına dönüştürür. Bu dalgalar internet üstünden önce veri merkezine , oradan da aranan kişiye ulaştırılır. Bu işlem dijital olarak gerçekleştiğinden HD ses kalitesinde görüşme yapılabilir.

Geleneksel bir telefon sistemindeki gibi ofis içinde dolaşan bakır telefon hatlarına ihtiyaç yoktur. 

Olmazsa olmaz Sanal Santral Özellikleri

1. Robot Operatör (IVR)

Arayanları ulaşmaya çalıştıkları deprtmana yönlendirmenin daha kolay bir yolunu mu arıyorsunuz? Robot operatör tam olarak bunu yapar. Gelen aramaları karşılar ve onları gerekli departmanlara yönlendiren sanal bir sekreter görevi görür. “Satış için 1’e basın. Destek için 2’ye basın ,fadesini duyduğunuzda robot operatör kullanmışsınızdır. 

Robot operatör bu iş için bir personel çalıştırma maliyetinden tasarruf etmenizi sağladığı gibi aynı zamanda müşteri memnuniyeti için de mükemmeldir. Robot operatörler arayanlar gözünde profesyonel ve kurumsal bir görüntü verirler. Firmanızı arayan kişiye teşekkür eden basit bir selamlama, güvenirlik oluşturmak için farkedilmeden bir avantaj sağlar.

2. Çağrı Raporlama ve Analiz

Büyük ölçekli bir çağrı trafiğiniz varsa veya meşgul bir satış ekibini yönetiyorsanız, telefon görüşmesi raporlama özellikleri çok önemlidir. Aşağıdakiler dahil olmak üzere, ofis telefonu kullanımınız hakkında size gerçek zamanlı arama analizlerini söylerler :

  • Telefon görüşmelerinde harcanan zaman
  • Cevaplanan, cevapsız ve giden arama sayısı
  • Telefon görüşmeleri için günün en popüler saati
  • En çok aramayı hangi ekip üyesi yanıtlıyor?

Bunların her biri, işletmenizin telefon sistemini nasıl kullandığına dair daha iyi fikirler sağlar. Örneğin, 1 numaralı satış temsilcisinin diğer temsilcilere göre zamanın yarısını satış çağrılarına harcadığını, ancak yine de aynı miktarda anlaşma yaptığını fark ederseniz, ondan ondan stratejisini paylaşmasını isteyebilirsiniz.

3. Tek numara ile sınırsız sayıda eş zamanlı çağrı

Sanal santral ile tek bir numara (dış hat) kullanarak sınırsız sayıda gelen ve giden çağrı yapabilirsiniz. Dilerseniz diğer numaralarınızı da aynı sanal santral ile birleştirebilir, tüm çağrıları tek merkezde toplayabilir. Bu nokta sanal santral seçimi yaparken oldukça önemlidir. Çünkü bazı firmalar bu işlem için ek tarifeler talep edebilirler. Telsam Sanal Santral kullanıyorsanız birden çok telefon numaranızı ek ücret ödemeden sanal santralinize bağlayabilirsiniz. Arama kuralları yapılandırarak farklı dahililerin farklı dış hat kullanmasını sağlayabilirsiniz.

4. E-postaya sesli mesaj

Çoğu ofis telefonu sisteminde dağınık ve örgütlenmemiş bir iletişim sistemi bulunur. Sanal santral telefon sisteminde durum böyle olmak zorunda değil.

E-postaya sesli posta, sesli posta kayıtlarınızı alan ve bunları e-posta gelen kutunuza teslim eden bir özelliktir. VoIP numaranıza her sesli mesaj bırakıldığında ses dosyasını içeren bir e-posta alacaksınız. Bu ses dosyanızı epostanızda dinleyebilir ve istediğiniz zaman indirebilirsiniz.

5. Gelişmiş Çağrı Yönlendirme ve Sıraya Alma

Sanal Santral kullanmanın önemli bir yararı, çağrı yönlendirme ve çağrı kuyruğa almadır. Personelleriniz tüm telefon çağrılarını hemen yanıtlayamayabilir, ancak çağrıların başarısız olması veya beklemede kalması yerine, gelen çağrılar bir çağrı kuyruğuna katılır. Otomatik bir mesaj onlara kuyrukta hangi pozisyonda olduklarını, ne kadar beklemeleri gerektiğini söyleyecek ve sabırları için teşekkür edecek.

Telsam Sanal Santral çağrı kuyruğu için çok daha fazla seçenek sunar. Örneğin kuyruğa bağlı 3 dahili numara arasında çağrı dağıtımını öncelikli çalacak dahili belirleme, eşit süre dağılımı veya eşit çağrı dağılımı gibi senaryolarla dilediğiniz gibi yönetebilirsiniz.

6. Çağrı Kaydı

Çağrı kayıtlarına erişim, personelin hesap verebilirliğine yardımcı olur. Kimin ne söylediğini netleştirmeniz gerekirse, geri dönüp dinleyebileceğiniz bir kayıt havuzunuz bulunur. Bu, konuşmanın içeriğine bağlı olarak yasal riskleri en aza indirmeye yardımcı olabilir.

Telefon görüşmesi kayıtları, peronel eğitimi için harika kaynaklardır. Hangi satış stratejisinin en iyi sonucu verdiğini ve hangi müşteri destek sorgularının en sık yanıtlanması gerektiğini incelemek için kayıtları yeniden oynatabilirsiniz. Yeni çalışanları gerçek hayattan örnekler kullanarak garip durumların üstesinden gelmeye hazırlamak için arama kayıtlarını da kullanabilirsiniz.

7. Çağrı yönlendirme

Çağrı yönlendirme, çağrıları ofis içi masa telefonunuzdan cep telefonunuza herhangi bir kesinti olmadan yönlendirir. Hattın sonundaki kişi herhangi bir fark görmez, bu da bunu hareket halinde çalışanlar için harika bir özellik haline getirir.

Çağrı yönlendirmeyi otomatikleştirmek için Sanal Santral ayarlarınızı bile değiştirebilirsiniz. Salı günü evden çalışıyor veya tatiller için ofis dışında olmanız gibi normal cihazınızdan arama alamayacağınızı bildiğiniz durumlarda kullanışlıdır. Örneğin resmi tatilde ofiste olmadığınız halde otomatik yönlendirme ile gelen çağrıları cep telefonunuzdan yanıtlayabilirsiniz. Üstelik sizi arayanlara kişisel cep telefonu numaranızı ifşa etmeden.

8. Yazılım Entegrasyonu

Kullandığınız yazılımlarla sanal santrali kolayca entegre edebilirsiniz. Böylelikle sipariş sorgulama, kargo takibi, müşteri ilişkileri yönetimi, ticket sistemi gibi bir çok özelliği ek maliyet olmadan devreye alabilirsiniz. 

İster CRM kullanın ister e-ticaret yazılımı. Neredeyse tüm yazılımlarla sanal santralinizi entegre ederek işlerinizi kolaylaştırabilirsiniz.

9. Numara Maskeleme

Numara maskeleme, işletmelerinin müşteri ve iş telefon numaralarını korumasına yardımcı olur. Arayanlar, gerçek telefon numaranızı veya dahili numaranızı değil, yalnızca belirlediğiniz arayan kimliğini görebilir.

Numara Maskeleme, alıcıların, satıcıların, teslimat personelinin ve diğer aracıların müşterilerle iletişim kurmasına yardımcı olur. En önemlisi, bunu müşterilerin telefon numaraları ifşa edilmeden yapabilmeleridir. İki kişiyi doğrudan birbirine bağlamak yerine, bir köprü onları birbirine bağlar ve kişisel bilgilerini korur.

10. Kesintisiz ve Güvenli İletişim

Sanal santral ofisinizde fiziksel olarak bulunmadığından ofiste elektrik veya internet kesintisi olduğunda etkilenmezsiniz. Cep telefonunuzu bile dahili hattınız olarak kullanabildiğiniz için her durumda kesintisiz iletişimi sağlamış olursunuz. 

Sanal santral sunucuları özel korumalı ve yedekli bir data center içinde bulunur. Güvenlik açıklarına ve saldırılara karşı korumalı sunucular profesyonel ağ mühendisleri tarafından yönetilir.

Yeni bir dijital santral sağlayıcısı seçerken, çözümün maliyeti büyük olasılıkla önemli faktördür. Sonuçta, ihtiyacınız olan özellikleri sunmuyorsa, yeni bir ofis telefonu sistemine yatırm yapmanın bir anlamı yoktur.

İşte Telsam Telekom’da tüm bu özellikleri ve daha fazlasını sunuyoruz. Telsam Sanal Santral sistemi mevcut ayarlarınıza göre% 80’e kadar tasarruf etmenizde yardımcı olabilir. Ve nasıl çalıştığını anlamak için teknoloji konusunda en bilgili kişi olmanıza gerek yok.