Robot Operatör (IVR) Avantajları
Sanal (Bulut) Santral’deki en popüler özelliklerden biri Robot Operatördür. (IVR). Otomatik Görevli veya Otomatik Sekreter olarak da bilinen IVR, arayanları karşılayan ve onları bir sesli menü aracılığıyla yönlendiren VoIP işlevidir. IVR’ın işletmeler için sahip olduğu harika özelliklere bir göz atalım!
IVR Robot Sekreterinizdir
Modern ofis telefon sistemlerinde işletmenizi tek bir telefon numarası ile yönetebilirsiniz. Her çalışana veya deprtmana bir dahili numara atanır. Geleneksel olarak bir sekreter telefona cevap verme ve arayanları doğru kişiye yönlendirme işini yapar. İşte IVR yani robot operatör de aynı görevi görür. Müşterileriniz etkileşimli olarak tuşlama yaparak aynı insan sekreterli sistemde olduğu gibi konuşmak istediği kişiye veya departmana yönlendirilir.
IVR Tanımı Gereği Etkileşimlidir
Sanal santralinizdeki IVR anonsu arayanları süslü bir mesajla karşılamaktan çok daha fazlasıdır. Aramayı kuyruğa almak, kuyruktaki sırayı paylaşmak ve tahmini bekleme süresi dinletmek veya güncel duyurularınızı hızlıca paylaşmak gibi bir çok konuda müşterilerinizle etkileşime geçer. Arayanlar IVR anonsunu takip edebilir ve telefon tuş takımını kullanarak en az zaman kaybı ile amaçlarına ulaşabilirler.
IVR Müşteri Tanıma, Sipariş Sorgulama veya Kargo Takibi Yapar
Kullandığınız herhangi bir yazılımla entegre olabilen sanal santraliniz ile sadece IVR kullanarak müşterileriniz sipariş sorgulama, kargo takibi veya servis durumu gibi bir çok konuda personelinize ihtiyaç sahibi olmadan bilgi alabilir veya işlem yapabilirler. Bu özelliğin sınırları hayal gücünüz ve iş akışınız ile sınırlıdır.
IVR Aynı Anda Sınırsız Kişiyi Karşılar
Çağrı hacimleriniz, personel sayınızdan daha hızlı büyüyebilir. Bu senaryoda, IVR size destek olur. Sistem, arayanlar fark etmeden aynı anda birden fazla aramayı yönetebilir. IVR’yi arama aktarımı ve sesli posta özellikleriyle birleştirdiğinizde, yanıtsız çağrı bırakmamış olursunuz.
IVR Her Zaman Çalışır
Müşterileriniz sizi her an arayabilir. IVR sisteminiz 7/24 hizmette olduğuiçin her zaman yanıt verecektir. IVR anonsuna önceden kaydettiğiniz bir bilgiyi isteyen herkes, ofisleriniz kapalı olsa bile duyar. Sanal santralinizi aramanın saatine göre farklı bilgiler sağlayacak şekilde yapılandırabilirsiniz. Örneğin mesai içi ve mesai dışı senaryolar oluşturabilir, hizmet saatlerinize göre çeşitli yönlendirmeler sağlayabilirsiniz.
IVR En Verimli Personelinizdir
Müşterileriniz hiçbir personelinizle konuşmadan işletmenizi arayabilir ve bilgi alabilir. IVR sisteminiz aslında ekibinizin bir üyesidir. Gelen aramalardan bazıları, örneğin yalnızca çalışma saatlerinizi bilmek, bir randevuyu onaylamak veya mevcut promosyonlarla ilgili olabilir. Bir çalışanın bu tür soruları yanıtlaması gerekmediğinde kazanılan zamanı düşünün. Bunların hepsi IVR sisteminiz tarafından yapılır.
Kurumsal İmajınızı Güçlendirir
Arayanın dahiliye ulaşana kadar geçen bekleme süresi, müşteri memnuniyetiniz ile ters orantılıdır. Yani müşteriniz ne kadar kısa süre beklerse memnuniyeti o ölçüde yüksek olacaktır. Müşterileriniz, ortaklarınız veya tedarikçileriniz, işletmenizi aradıklarında her zaman birisiyle konuşabileceklerini bilirlerse kurumsal yapınız hakkında pozitif düşünceler taşırlar.
IVR Maliyetlerinizi Düşürür
Son olarak, IVR sistemi çalışanlarınızın zaman yönetimini iyileştireceğinden, bir günde çok daha fazlasını yapabilirler. Daha fazla verimlilik ile operasyonel maliyetleriniz düşer. Bu, sanal santral sistemine sahip olmanın önemli bir avantajıdır. Hemen her işletme için sanal santral yatırımı yüksek bir getiri aracıdır.
